جهت نظارت استاد راهنما/ گروه/ دانشکده و دانشگاه بر حسن اجرای نظام‌مند رساله، نحوه پیشرفت آن و نیز پایش انجام به موقع وظایف دانشجو، تمام دانشجویانی که به یک عضو هیئت علمی (استاد راهنما اول) انتساب یافته اند (خواه از پیشنهاده خود دفاع کرده باشند یا دفاع نکرده باشند) باید هر سال دو بار در ماه‌های خرداد و آذر نسبت به تکمیل و ارسال گزارش عملکرد خود به استاد راهنما (کاربرگ الکترونیکی فعالیت شش ماهه) در سامانه پویا اقدام نمایند. استاد راهنما پس از بررسی گزارش دانشجو، ممکن است آن را جهت اصلاح به دانشجو بازگشت دهد، یا آن را پذیرفته و بخش مربوط به خود را در خصوص فعالیت شش ماهه دانشجو تکمیل و جهت تایید به مدیر گروه ارسال نماید.
زمان تکمیل و ارسال گزارش توسط دانشجو در نیمسال دوم تحصیلی از 16 الی 31 خرداد می‌باشد. در این بازه زمانی امکان بررسی گزارش دانشجو برای استاد راهنما و تأیید یا بازگشت آن وجود خواهد داشت. پس از اتمام این زمان، امکان ارسال گزارش توسط دانشجو و استاد وجود نخواهد داشت.
اگر گزارش دانشجو به هر دلیلی به تأیید استاد راهنما نرسیده باشد (یا اصلا گزارشی ایجاد نشده باشد)، مقتضی است استاد راهنما از 5 الی 10 تیر، کاربرگ ارزیابی خود از دانشجوی مورد نظر را ایجاد، تکمیل و برای مدیر گروه ارسال نماید.
بدیهی است برای ارائه مجوز دفاع، ارزیابی داوران و اولویت‌بندی استفاده از تسهیلات و امکانات دانشگاه از این گزارشات استفاده می‌گردد.
